Dois pilares da gestão financeira - Base para qualquer empreendimento

Se você é um empreendedor já deve ter se deparado com inúmeros dados e informações de como deveria administrar o seu negócio: planejar, orçar, anunciar, controlar, vender, liderar e muito mais. Muitas são as frentes de atuação e, se você é proprietário de uma pequena empresa, tem que pôr a mão na massa em praticamente todos estas áreas, certo?

Todas são importantes e devem ser observadas com muita atenção, mas agora quero falar com vocês sobre uma área que, por incrível que pareça, não é tratada com o devido cuidado, a gestão financeira. E por que “por incrível que pareça”?

Creio que quando um empreendedor inicia seu negócio ele pode ter muitos sonhos e objetivos: trabalhar no que realmente gosta, proporcionar uma vida confortável para a sua família, ajudar outras pessoas, ver seus produtos sendo úteis para pessoas e empresas, ganhar dinheiro, enfim, podemos pensar em várias motivações, mas, acredito que o fator principal que vai determinar a realização de todas essas metas é o sucesso financeiro.

Até mesmo uma instituição sem fins lucrativos depende do sucesso da gestão financeira para que ela possa alcançar seus objetivos. Como os recursos destes empreendimentos normalmente vem de órgãos públicos e de pessoas que contribuem, mostrar uma gestão transparente e eficiente pode garantir que eles continuem vindo e, assim, garantir a continuidade da instituição.

Mesmo quando a motivação do empreendedor é “ficar rico” ele aposta em uma área em que ele domina e sobre a qual tem conhecimento e experiência. Exemplo: uma pessoa que trabalhou em uma confecção decide montar a sua própria; uma cozinheira que decide iniciar seu próprio restaurante ou lanchonete; ou um que construtor monta sua empresa de construção. Na maioria das vezes, é comum que estas empresas tenham como ponto forte a área onde o empreendedor atuou anteriormente, ou seja, se a pessoa era uma boa costureira suas roupas serão muito bem feitas, e um bom vendedor terá poucos problemas com vendas em sua empresa.

Com isso, muitos acabam achando que se fizerem bem o que sabem fazer, o sucesso financeiro será uma consequência, mas infelizmente não é a assim que as coisas funcionam.

Muitas vezes o negócio vai bem no início, o empreendedor pega uma boa “onda”, o mercado está aquecido, seu produto, ou serviço, é bem aceito, as vendas não são problema. Com isso ele se descuida da gestão financeira. Mais tarde, mesmo que as vendas estejam aquecidas, ele descobre um buraco nas finanças da sua empresa e não entende o motivo de estar tão dependente dos bancos e de não sair do vermelho todo final do mês.

Podemos citar vários motivos para isso: o empreendedor faz retiradas incompatíveis com o resultado da empresa, realiza um grande investimento não planejado, sofre perdas que não eram conhecidas, e tem custos e despesas maiores do que os “imaginados”. Com isso, algo muito comum é o empreendedor acreditar que a falta de caixa é “normal”, e sob a crença de que o negócio está crescendo e precisa de investimento, ele recorre a bancos, com o credito tapa o “buraco” causado pela má gestão. Essa situação se transforma em um ciclo vicioso e só acaba quando os bancos decidem não emprestar mais, quebrando o ciclo. É quando o caos se instala e a queda é inevitável. Mas a situação pode acabar também quando o empreendedor, de alguma forma, percebe o que está acontecendo e decide agir ativamente para transformar a sua situação antes que o pior aconteça.

Parece dramático, mas essa é a realidade de muitos negócios, e quando passamos por uma crise, como a que estamos passando por conta do COVID-19, muitos empreendimentos são fechados. Muitos sim, pela realidade de serem obrigados a fechar as portas, mas muitos também por conta da má gestão financeira. Como mencionei acima, a situação financeira da empresa já era muito frágil, a crise não fez outra coisa senão adiantar uma situação que ocorreria mais cedo ou mais tarde, e o empreendedor encerra sua atividade sem sequer ter a oportunidade de reagir, nem toma consciência do problema de gestão financeira que tinha e realmente se apega à crise como única responsável pelo fracasso do seu negócio.

Fiz esta introdução para tentar conscientizar sobre a importância da gestão financeira no seu empreendimento, não importa o tamanho, o ramo de atividade, se tem funcionários ou não, enfim, uma boa gestão financeira é um alicerce. Não importa o que seja construído em cima, compete a você construir algo bom, mas se o alicerce for bem feito a obra terá uma boa base de sustentação. E isso é uma verdade que se aplica também às finanças pessoais.

E você não precisa ficar preocupado. Não estou falando de coisas mirabolantes. Você não precisa de um MBA ou mestrado para fazer uma boa gestão financeira na sua empresa. Costumo comparar a evolução da gestão com uma escada, você sobe um degrau de cada vez, assim fica muito mais fácil. Se você está no primeiro degrau e deseja subir até o décimo, você mantém seu foco de longo prazo no décimo, mas trabalha diariamente para subir somente até o segundo. Quando você estiver no segundo degrau, estável, com os dois pés firmes, continua e dá mais um passo para o terceiro, e assim por diante. Dessa forma, você determina a velocidade da subida, mas o seu esforço sempre será para subir um degrau de cada vez. Assim você tem mais confiança no que está fazendo e não desanima por achar o objetivo inalcançável.

Finalmente, quando estiver no décimo degrau, ou antes de chegar lá, talvez você já tenha se dado conta que esta escada não termina, e que sempre que você sobe um degrau, vislumbra outros degraus que pode alcançar, e você está sempre se autodesenvolvendo e aprimorando a gestão do seu negócio.

Agora quero falar com você sobre o que eu considero os dois pilares, e as principais ferramentas de qualquer gestão financeira, e que não vão exigir de você nada além de disciplina e conhecimento básico das funções matemáticas: soma, subtração, multiplicação e divisão. Fácil né? Então vamos lá:

Primeiro Pilar - Registro

Isso vai exigir muito da sua disciplina. Tudo, absolutamente tudo que entra ou sai do caixa ou da conta bancária da sua empresa deve ser registrado. Você deve ter uma forma de lançar tudo isso. No início pode ser em um caderno, uma planilha, um software de gestão, não importa, o importante é registrar todos os recebimentos das vendas, contas pagas a fornecedores, prestadores de serviço, compra de qualquer item, desde o papel higiênico para o banheiro até a sua principal matéria prima.

Não ter os registros financeiros é como andar por um caminho com os olhos vendados. Se você descobre que um item seu caiu no meio da caminhada, sequer vai poder voltar para procurá-lo, pois você nem sabe o caminho que fez...

Segundo Pilar - Análise

Com todos os registros feitos é necessário utilizá-los e juntar as informações de um determinado período de forma que elas possam ser úteis para você. Exemplo: quanto foi o total de recitas deste período? Quanto gastou com matéria prima? Com material de limpeza, com marketing, com embalagens? Quanto você retirou do caixa da empresa... e enfim, com o tempo você terá um histórico de registros e poderá comparar os períodos.

Como eu disse, este é o primeiro degrau. Quando você estiver com estas informações, naturalmente vai sentir a necessidade de melhorar isso, utilizando ferramentas, e para isso existe uma que é essencial:

Ferramenta – Plano de Contas

De forma bem simplista, o plano de contas é como se fossem caixinhas onde você separa as contas. Exemplo: em uma caixinha você coloca todas as notinhas das contas da padaria, de onde vem os pães para os lanches que você vende, na mesma caixinha você coloca as notinhas dos frios: hambúrguer, queijo, presunto, etc. e está caixinha você chama de “matéria prima”. Em uma outra caixinha você coloca todas as notinhas dos fornecedores de sacolas e caixinhas de papel onde você acondiciona os lanches para entrega, e essa você chama de “despesas com embalagens”. E assim com todas as outras despesas e receitas também, você pode criar uma caixinha para as notinhas das vendas consumidas na lanchonete e outra para as entregas.

No final do mês fica mais fácil. É só você juntar tudo, somar e analisar os resultados: quanto recebi? Vendi mais para consumo na lanchonete ou para entrega? Quanto gastei? Onde gastei? O que sobrou? Ou faltou?

Então, registrar e analisar são os dois principais pilares para se iniciar uma boa gestão financeira, e o plano de contas é uma ferramenta indispensável para organizar os lançamentos e ajudar na análise dos resultados.

Pode ser que você já esteja neste degrau, mas não esteja estável nele ainda. Ou seja, você acaba deixando passar alguns registros sem que sejam lançados. Uma forma de descobrir isso é comparando os saldos das contas bancárias e do caixa. Se você registra exatamente tudo, estes saldos devem ser idênticos aos apurados no seu registro, certo? Se você lançou todas as entradas e saídas da conta bancária ao apurar o resultado e chegou a um saldo positivo de R$ 1.550,00 no final do mês, e na mesma data o extrato do seu banco mostra um saldo devedor de R$ 315,00 algo ficou para trás nos seus lançamentos. Se a sua análise for feita com base em informações incertas, você pode tomar decisões erradas.

Da mesma forma você pode estar lançando tudo, mas de forma errada, exemplo: uma nota de supermercado onde você comprou material de limpeza foi lançado em “despesas com material de limpeza”, mas uma parte deste material não foi para seu estabelecimento, e sim para sua residência. No seu relatório você vai apurar que a despesa com este item foi alta, quando na verdade deveria ter registrado o valor equivalente ao que você levou para sua residência como retirada de sócio. Por isso mencionei a disciplina como um quesito para o sucesso deste trabalho.

Ficou claro para você? Se você gostou do que leu, mas acha que terá dificuldades para aplicar, não sabe exatamente por onde começar, ou não sabe como analisar as informações de forma mais estratégica, nós do Ag4 podemos te dar uma força. Deixe seu contato que logo vamos te chamar para bater um papo.

Além disso, você pode se cadastrar e receber mais informações sobre este e outros assuntos. Vamos falar ainda sobre plano de contas, softwares de gestão, relatórios, formas de analisá-los e muito mais!

Fonte: https://www.carlosignez.com.br/2020/08/dois-pilares-da-gestao-financeira-base.html